展览公司在展会上要进行人员的分配。明白自己负责哪部分。做好自己岗位职责。在每一次展会,南京美赛展览公司都会合理分配，合理利用时间进行有效工作。

　　（一）、展览相关信息资料的收集和整理

　　1、展会信息资料整理

　　A、 全年展会信息的整理:行业展会信息/区域展会信息的关注价值评定和参考资料；

　　行业展会:配合业务负责并主动收集某一个行业的主要全年展会信息，分成不同的类别进行参考比较。

　　B、 单一展会信息的整理:会刊购买/特装展台拍摄/重点客户名片收集

　　在每个展会公关结束后，市场拓展部配合业务员对会刊上的平面图、特装展客户以及收集的名片资料和电话联络过的客户反馈表进行总结归档。

　　2、展馆信息收集和整理

　　A、 展馆具体场地参数的整理（要求对上海的几个展馆有详细的外观照片和内部局部照片存档，详细的技术参数比如柱子大小尺寸等，外地的几个重点展会也应该如此进行））

　　B、 展馆内相关个别联系人的联络渠道（对展馆里的工程部门和广告负责部分尤其注意）

　　3、展览同行的信息关注

　　A、 同行的公司规模情况

　　B、 同行的业务情况

　　4、行业媒体信息总结整理

　　5、展商资料整理

　　A、 国家展团信息

　　1）尽可能详细地搜集相关联络方式；

　　2）定期发送我司相关展览及会议方面的资料，注意资料的更新，尽量提供有价值参考业务资料给客户。

　　3）留意国家馆所参加的相关展览及会议，有针对性的对相应类型的国家馆分类，并进一步了解，可以采取拜访的形式做进一步沟通；

　　4）目的是了解国家馆参加展览或会议的一般操作流程，明确具体负责相关部门及负责人、获取展览或会议的计划单、并建立初步合作意想；

　　5）往来资料的整理归档；

　　6）每半年做工作小结及现状分析，不断推进工作经度。

　　B、 特装展商信息

　　1)、市场拓展部将特装展商按行业进行划分，完成资料的统计归档；2）、根据以往会刊显示资料，按行业分类分别录入国内特装参展商、国外特装参展商、代理商（贸易公司）的资料并加以汇总;

　　3）、根据汇总后的资料，提取重要客户部分；提供给业务部；

　　4）、目的是熟悉掌握展览的客户群，提供详细的资料来源给业务部门。

　　6、主办单位联络

　　市场拓展部根据分析价值，主动取得与主办单位中的某个人的联络，结交朋友，获取其最新的展商信息

　　（二）、其他会务信息关注

　　1、 网络专题信息摘选分析

　　2、 选择报刊信息摘选

　　3、 其他通路

　　二、部门配合和业务协作

　　（一）、市场拓展部与业务执行部的相互配合和协作

　　A、市场拓展部对业务执行部工作的支持

　　1、 收集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联系确认面洽或者招标需求，转由业务部门跟单服务；

　　2、 对业务部门招投标的客户以及其他重点客户提供原来的参考展示风格和相关公关策划信息；

　　B、业务执行部对市场拓展部工作的支持

　　1、 跟踪市场拓展部提供的客户资源，并及时反馈；

　　2、 提供市场拓展部没有掌握到的其他信息，与市场拓展部共同促进对行业和客户的认识

　　C、市场拓展部与业务执行部的沟通方式—市场拓展部和业务执行部的周会: 时间: 每周一下午

　　参加对象:市场拓展部主管、业务执行负责/电话销售、总经理

　　会议程序:

　　1、市场拓展部主管通报上一周提供客户信息情况和分配情况， 一周（一月）客户联络分配情况统计可以安排时间面洽的客户 负责业务员 对方发具体要求的客户 负责业务员 寄发资料的客户 负责人员

　　2、业务执行人员通报上一周客户跟踪情况 ，并提出由客户交谈中产生的问题和应对策略

　　A、要求业务人员提供书面的面洽客户报告，包括具体的客户项目负责人和客户情况分析。尤其对于安排了面洽客户的情况，需要提供比较明细的说明，要有对客户的价值分析。在服务客户的过程中，必须能够做到通过其中我们的一个客户，拿到该展会的平面图、一些展商名录，或者通过与客户交谈，了解行业中哪些客户属于重点的大客户。（往往通过与客户的沟通和介绍产生的新客户是具有较高价值的，由于市场拓展部无法深入与客户接触，必要要求业务执行部努力达成该目标。除了市场拓展部提供的客户外，业务执行部应该在会议上有必要通报其他途径来源的客户情况，有助于市场拓展部全面把握客户行业方向和最新信息，有助于部门间的协作）

　　B、能够面洽的客户一定要安排时间拜访，没有时间安排的，必须由另外同事代往的，必须事先招呼好。

　　C、客户提供设计要求，业务执行部没有按照要求提交设计方案的，需要给出合理解释；

　　D、客户要求寄资料，基本客户可由市场拓展部的电话销售寄发并跟踪。但市场拓展部分析该客户具有较大价值的，并且可能存在其他业务情况，不适应寄发简单的统一资料的。业务部应该另行编撰特定的有针对性的宣传资料，并争取尽量与客户接近面洽。

　　E、业务执行部发现有市场拓展部没有关注的信息或者客户，应该提出建议，并有义务提供其事先已知的信息反馈到市场拓展部（因为此时其已经比市场拓展部更了解该信息，就不必要市场拓展部还做重复性的甚至可能难度更大的工作）。 F、在客户信息的收集和积累上，需要明确业务执行部应该也有相应的业务，业务执行部在正常工作时间内无法完成对，对客户信息的积累上，应该自行安排时间完成工作。

　　（二）、市场拓展部与设计部的工作协作

　　A、市场拓展部对设计部工作的支持

　　1、 提供最新展台设计风格参考式样

　　市场拓展部通过专业刊物和相关信息通路，包括到展馆拍摄照片等方式，让设计部门得以了解到更多的展台展示风格，如果有可能，可以对我们所获取的图片资料进行分行业整理（汽车/印刷包装/通信信息/房产等），设计师在做图时可以根据客户的行业特征，综合参考；

　　2、对我们的客户提供原来的展出照片和同行业展会的大致参考风格

　　通过专人到展会上拍摄照片，我们可以掌握一些客户的常年展出信息，包括其会大致选择哪些展会展出以及同行展出的会有哪些客户，甚至可以有以往的供应服务商信息等，从而设计师在出图时尤其是多家竞标的方案，会有针对性。

　　B、设计部对市场拓展部的工作支持

　　设计部在获取最新的信息上，应该通知市场拓展部参与关注。

　　（三）、市场拓展部与其他业务部门的工作协作

　　今后在信息提供通路畅通后，可以进一步把与业务执行部的协作，延伸到其他业务部门上。随着今后公司业务的发展，将会延伸出来新的业务部门（会务统筹部以及礼品推广部等），市场拓展部有必要根据公司的新的发展前景进行业务延伸。

　　（四）、市场拓展部与公司管理和公司资源分配上的配合

　　A、公司宣传资料的配备

　　1、 样册——必须明确一点，市场拓展部开拓的客户与其他业务部门的客户存在对公司的接受程度不一样，电话销售在通电话后，最直接和简单的介绍公司方式就是给对方寄发我们的样册，然后进一步跟进。

　　在公司样册出来后，市场拓展部将安排人员，针对后3个月的主要展会特装展商寄发出去，并专人电话跟进（我们会尽量给有正确的对方联系人的寄发）。

　　2、 光盘——公司统一制作一批空白光盘。样册的内容主要针对普通的客户，有些内容需要更新或者需要有针对一点内容的客户，建议由业务执行部另行配置光盘内容临时刻录，包括针对性展会和客户的行业参考资料。

　　3、 网站——以后电话销售在初步介绍公司时给予给对方网址查看，一旦网站完善，可以采用最新案例的宣传方式即时向客户传达我们的服务优势和信息。

　　4、 电子贺卡——该部分以后在客户有一定量的基础上，并且有对方个人的确切电子邮件上，可以定时通过邮件群发系统完成。目前建议各业务人员作为一种与客户保持沟通的方式自主决定使用。另外，MSN的使用也尽量限制在与客户的沟通上。

　　三、市场拓展部资源配置

　　1、 电话销售2人（可根据公司规模和需要进行调整）

　　根据提供的客户信息进行电话联络，确认参展信息和招投标需求，转交业务部门； 为了更好的开展销售工作，让电话销售人员熟悉行业，可以根据目前初步情况，作出初步分类:（供今后操作方式成熟后使用）

　　2、 市场调研1人

　　购买会刊、收集展商名片、展位特装拍摄

　　市场调研人员可以采用兼职方式进行安排:

　　a、 展会有公司客户:由具体负责的业务人员布展期间和开展第一天到展馆，布展期间带好相机记录同行搭建情况，开展第一天收集客商名片和特装照片，并购买会刊。

　　b、 展会无公司客户:开展第一天由主攻该展会或者负责该展会的业务员到现场收集名片和拍照，与曾经沟通过的客户现场联系，并购买会刊。

　　c、 市场拓展部费用情况

　　主要的费用支出方向

　　与主办单位的联络投资:主要用于购买展商名录和其他信息，最具有价值比；公司安排并报销

　　购买会刊的费用和交通:经常性支出，公司按规定报销

　　资料邮寄费:给客户发送资料的费用，公司统一安排支付

　　其他支出费用:根据公司财务制度报销

　　市场拓展部门人员绩效考核方式