销毁工作的重要性，很多机关单位工作人员因业务需要，有收集与其具体从事工作有关资料的习惯，少数人甚至把收集范围扩大到与己无关的业务。其中一些人在办理退休、调动、辞职、解聘、退役等离职手续时，往往只对有形的国家秘密载体和涉密信息设备进行清退，而将其收集的电子文件资料复制到个人的信息设备内，为日后的工作、学习作参考，造成很大的泄密隐患。

　　出于工作、研究等目的，需要收集文件资料的机关单位及其人员，应当时刻绷紧保密这根弦，注意在以下4个方面做好防范工作。

　　1.岗位职责范围。应当严格按照实际工作需求收集，具体到机关单位工作人员而言，就是必须基于岗位职责要求，和本人从事的具体工作内容相关。案件查处实践中发现，少数机关单位工作人员有“资料控”的倾向，无差别、尽可能地网罗一切其可以接触到的文件资料，虽然其动机一般都是大量占有资料为今后工作、学习参考，但这种超范围收集资料的行为本身也有可能构成保密违规行为。

　　2.资料合法来源。文件资料应当从正常渠道收集，确保其合法性和正确性，同时也确保了涉密文件资料的知悉范围符合保密规定。互联网上既有官方正式公布或授权指定媒体公布的文件，也有其他网站或者自媒体转载的来源不明的信息，在收集、使用时需要甄别其性质和来源，原则上非官方媒体正式公布的文件资料不得作为开展相关工作、研究的正式依据。

　　3.文件资料管控。对已经收集到的涉密文件资料，应当按照其不同密级和保密期限分级分类管理，对于经过批准复制、下载、汇编、摘抄的涉密文件资料按照原件管理。需要注意的是，收集、使用涉密文件资料的机关单位必须为实际工作中确有必要知悉且具备相应保密条件，坚决杜绝向无直接业务关系或无隶属关系的机关单位发送、索要涉密文件资料。

　　4.移交清退销毁。相关人员在发生岗位变动、部门调整、退休转业等离职离岗情形时，应当将其保管的文件资料全部移交或清退，并办理相关手续。收集的涉密文件资料使用完毕后，除按规定留存或存档外，应当及时送交销毁工作机构或承销单位销毁。鉴于收集工作客观上会产生较多的复印件和电子文件，在移交清退销毁时，需要注意仔细检查，防止泄露。