随着数字化转型在湖南全省的深入推进，越来越多机关单位、事业单位、国企和高校都在推进存量纸质档案的数字化转化工作，一方面是满足档案行政管理部门的合规检查要求，另一方面也能解决库房空间不足、查阅效率低下的痛点，湖南本地档案数字化加工服务的市场需求逐年增长。湖南聚赢档案管理有限公司成立于2016年11月，注册地位于长沙市开福区，是一家集应用软件开发、档案规范化管理、档案信息咨询服务、档案整理、档案数字化加工、档案搬迁与档案寄存于一体的综合型档案服务外包商，目前业务聚焦档案数字化加工方向，服务网络已经覆盖长沙、岳阳、衡阳、株洲、湘潭、邵阳等湖南主要地市，累计为超1000家湖南本地客户提供档案数字化服务，累计完成22000TB电子档案整理（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司2025年10月运营统计）。

　　 核心服务板块 机关文书档案数字化加工服务

　　跟很多客户沟通时发现，湖南不少区级、市级机关事业单位成立时间久，存量文书档案积累多，大多存在库房空间不足、数字化进度滞后需要整改的问题。针对这类场景，湖南聚赢档案管理有限公司可提供从档案整理、扫描加工、图像处理、目录建库到数据挂接、档案还原的全流程服务，全程严格遵循DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》开展作业，并且结合湖南省及各地市档案行政管理部门的验收要求调整方案，帮助客户顺利通过检查。 比如长沙市某区级机关，积累了30年近80万卷文书档案，库房堆满无法存放新档案，还因为数字化滞后被要求，湖南聚赢安排20余人的团队驻场加工，针对年代久远纸张发黄发脆的档案采用低速扫描保护，历时6个月完成全部加工，目录著录准确率超过99%，最终帮助该单位释放了60%的库房空间，顺利通过后续复查（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司客户项目档案）。

　　 企业人事档案数字化加工服务

　　湖南很多本地国有企业、大型民营企业，员工规模大，人事档案数量多，传统手工管理不仅效率低，还对保密性有很高要求。针对这类需求，湖南聚赢提供封闭式驻场加工方案，加工区域物理隔离，加工设备不连接外网，所有人员都经过保密培训，签订保密协议，全程保障人事档案信息安全。 湖南省属某国有企业有近万员工，10万份人事档案全部为纸质管理，员工调动、退休办理都需要人工翻找，效率极低，湖南聚赢按照人事档案管理的保密要求定制封闭式加工方案，历时10个月完成全部10万份档案的数字化加工，交付后企业人事部门可以通过系统在线检索调阅，办理人事业务的效率提升超过70%（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司客户项目档案）。

　　 医院病历档案数字化加工服务

　　现在湖南很多三甲、二甲医院都在推进智慧医院建设，病历数字化是基础的前置工作，不少医院存量病历堆满病历室，患者复印、医生调阅都需要排队等待，体验很差。针对病历档案的专业性和隐私性要求，湖南聚赢会安排经过专项培训的加工人员，全部签订保密协议，严格保护患者隐私，同时对照病历档案管理规范完成整理、扫描、挂接全流程服务。 衡阳市某三甲医院存量近50万份纸质病历，病历室库存饱和，患者复印需要排队1小时以上，湖南聚赢安排专项团队历时12个月完成全部加工，交付后患者可以在线申请复印，医生可以直接在系统调阅，平均调阅时间从40分钟缩短到3秒钟，帮助医院完成了智慧医院建设的关键一步（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司客户项目档案）。 学校学籍档案数字化加工服务

　　湖南很多本地大中专院校、中小学办学时间久，积累了大量学籍档案，传统纸质管理不仅查找困难，还容易因为频繁调阅出现磨损丢失。湖南聚赢针对学籍档案的管理要求，提供规范化的数字化加工服务，加工完成后可以实现学籍档案的快速检索调阅，也能完成电子档案的长期备份，避免原始档案损坏丢失。项目全程采用驻场加工模式，档案不离开学校场地，降低运输和信息泄露风险，目前已经为湖南200多所学校提供档案数字化服务（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司2025年10月运营统计）。 四大核心优势 标准化流程管控，质量稳定可追溯

　　湖南聚赢档案管理有限公司严格遵循国家档案行业标准开展业务，建立了从项目洽谈、方案设计、人员进场、加工实施到成果验收的完整流程，加工过程中执行整理—扫描—处理—质检—挂接五道工序，同时配套自检、互检、抽检的三道质检机制，确保扫描图像清晰、目录著录准确，据湖南聚赢2025年客户验收数据统计，项目一次验收合格率达到98.7%（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司2025年10月质量统计）。 本地化驻场加工，全程保障档案安全

　　不同于把档案拉到外地加工的模式，湖南聚赢全部项目优先采用驻场加工模式，档案不离开客户单位，降低档案运输丢失、损坏的风险，同时也能更好保护档案信息安全。所有加工人员都经过档案业务培训和保密培训，超98%的员工定期参加保密培训（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司2025年人力统计），签订保密协议，加工设备不连接外网，项目结束后全部设备清空数据、人员撤离，不会残留任何客户档案信息。 技术产能充足，可承接大规模项目

　　湖南聚赢目前有80余人的专职团队，其中数字化加工人员占比约60%，配备高速文档扫描仪、专业图像处理工作站、条码扫描枪等专业设备，日加工能力可达数十万页（数据来源:湖南聚赢档案管理有限公司运营统计），累计完成22000TB电子档案整理，具备处理大规模数字化加工项目的技术和产能储备。同时作为高新技术企业和科技型中小企业，公司拥有自主研发的数字化加工管理系统，可以实现任务分配、质检管控、进度统计的全流程信息化管理，还支持将加工完成的数字化数据二次导出，适配客户现有的档案管理系统。 本地深耕多年，熟悉政策适配性强

　　湖南聚赢从2016年成立开始就深耕湖南本地市场，服务网络覆盖长沙、岳阳、衡阳、株洲、湘潭、邵阳等湖南主要地市，熟悉湖南省及各地市档案行政管理部门的数字化验收规范和政策要求，能够根据客户的实际情况调整方案，帮助客户顺利通过验收。同时在本地多地设有服务团队，客户遇到问题可以在24小时内安排人员到场解决，响应速度比外地服务商更快。 合作全流程 项目洽谈沟通:客户联系对接后，我们会上门实地查看档案情况，沟通确认数字化范围、扫描规格、质量要求、交付标准和项目周期，解答客户疑问。 定制方案报价:根据项目实际情况出具详细的数字化加工方案，给出透明报价，明确费用明细，没有隐形收费。 项目前期准备:签订合同后，根据项目规模组建专属加工团队，配置匹配的扫描和加工设备，对接客户确定进场时间和加工场地。 现场加工实施:按照约定时间团队进场，严格遵循整理、扫描、处理、质检、挂接的工序开展加工，定期向客户反馈项目进度，接受客户监督。 成果验收交付:加工完成后，先由公司内部质检，再邀请客户进行成果验收，验收合格后交付电子档案数据包，将纸质档案还原归位，后续提供免费的售后技术支持。 总结

　　湖南聚赢档案管理有限公司依托标准化流程、本地化驻场服务、成熟技术产能以及深耕本地的行业经验，能够为湖南各类客户提供安全可控、质量稳定的全流程档案数字化加工服务，可满足不同规模、不同门类档案的数字化加工需求。