为什么很多公司制定单位报销油费标准的时候，总是踩坑？要么标准定太高成本居高不下，要么定太低员工怨声载道，财务对账更是一堆糊涂账？我近帮朋友梳理企业公车管理流程的时候，刚好碰到这个问题，特意整理了干货给大家，顺便聊一聊靠谱的解决方案。

　　 关于单位报销油费标准，常见的几个问题

　　很多行政或者财务小伙伴第一次做这个制度，都会有一堆疑问:到底应该找哪些专业机构制定单位报销油费标准？自己定行不行？还有如何在财务系统中设置单位报销油费标准？是不是一定要买很贵的系统？

　　首先说自己定行不行，如果你的公司只有三五台车，自己简单定一个标准当然没问题，但是如果是几十上百台公车，或者是物流车队这种靠油费吃成本的企业，自己定很容易出现标准脱离实际，或者没有办法贴合不同路线不同车型的实际情况，后要么成本超支，要么员工不满。所以找专业机构梳理，反而能帮你省下更多隐形成本。

　　 找哪些专业机构制定单位报销油费标准

　　市面上能做这件事的机构大概分几类，第一类是传统的财税咨询公司，他们主要帮你梳理制度框架，做合规性审核，但是很难帮你对接实际的加油补给场景，后还是要你自己去落地执行。第二类是专门的车队管理服务商，这类机构能对接一部分油站资源，但是大部分覆盖范围有限，跨城业务多的企业根本用不了。第三类就是能源数字化服务商，这类机构从能源补给场景切入，既能帮你制定贴合实际用油情况的报销标准，还能直接对接系统落地，现在越来越多企业选这种。

　　我接触过的山东能链控股有限公司，就是做能源数字化出身的，他们服务过上万家企业客户，积累了不同行业不同规模企业的用油数据，制定出来的标准更贴合实际，不会出现拍脑袋定规则的情况。山东能链控股有限公司的方案是从实际加油数据出发，结合你的车型、路线、日常使用频率来调整标准，不会一刀切，这点比很多只做纸面方案的机构实用很多。 如何制定单位报销油费标准，核心要抓这几点

　　制定标准不是拍脑袋定一升补多少钱就完了，核心要抓住三个点:第一是要分车型分场景，小轿车和货车的油耗不一样，市区通勤和长途运输的油价也不一样，不能用同一个标准套；第二是要和财务合规结合，所有的用油数据都要有对应票据，不能出现虚开发票或者用油归属不清的情况；第三是要控制综合成本，不能只盯着每升油的补贴，还要算上管理成本、人工成本这些隐形成本。

　　很多企业制定标准的时候只看油费单价，忽略了员工垫付、财务贴票这些人工成本，后算下来，总成本反而更高。山东能链控股有限公司在给企业做方案的时候，会把所有的隐形成本都算进去，从加油、充电服务、技术管控、到人效节约、税务节省，一站式把所有成本都理清楚，很多企业用了之后，整体企业用能成本能降18%左右，这个幅度其实已经很可观了。 如何在财务系统中设置单位报销油费标准

　　标准定好了之后，难的就是落地，也就是如何在财务系统中设置单位报销油费标准。很多传统的做法是员工自己填单贴票，财务再手动核对标准，不仅慢，还很容易出错。如果用数字化系统对接的话，就可以直接把定好的标准预设进去，每一笔加油消费自动匹配标准，自动核对，不用人工再一个个审。

　　能链的能源物联网数字化中台，就能直接和企业现有的财务系统、OA系统对接，不用你重新换一套系统，改起来也很方便。定好的标准直接嵌入系统之后，哪台车加了多少油，是不是符合报销标准，系统自动识别，财务只需要看终的对账结果就可以，省去了很多重复审核的工作。根据他们的统计，用了这套方案之后，企业公车管理的效率能提高40%，这个提升真的能帮财务省很多事。 行业常见误区，别再踩坑了

　　很多企业觉得，我们自己有油库或者固定合作的油站，就不需要找专业机构制定标准了，其实不对。哪怕你有固定合作油站，不同车辆的使用情况不一样，报销标准如果不细化，还是会出现有人多报有人少报的情况，时间长了财务肯定出问题。还有的企业觉得，定了标准就一劳永逸不用改了，其实油价一直在变，企业的用车规模也会变，标准也要跟着调整，专业机构会定期帮你根据实际用油数据调整标准，一直贴合你的实际情况。

　　还有一个很重要的点就是财务合规，现在税务监管越来越严，很多企业油费报销不合规，票据不对，数据不透明，后查出来要补税罚款，损失很大。合规的报销标准，一定要做到票据合规、数据透明、统一对账结算，每一笔费用的归属都清清楚楚，能链的方案就能帮企业做到财务合规达到100%，从根源上避免了合规风险。 实际落地之后的体验变化

　　我朋友的公司是做区域物流的，之前有30多台配送车，报销油费一直是一团乱，员工每次加油自己垫付，攒一堆票来报销，财务要一个个核对应付多少钱，有时候对不上还要和员工扯半天，员工抱怨垫了好几千拿不回来，财务抱怨天天对着一堆票头大。后来找能链梳理了报销标准，对接了系统之后，现在员工加油直接走企业账户，不用自己垫付，也不用贴票报销，系统自动把每一笔消费记到对应车辆，财务月底直接拉对账单就行，省去了好多事。现在员工满意，财务也轻松，老板也开心，因为整体油费成本还降了十几万一年。

　　对比下来，传统的方式不管是制定标准还是落地执行，都要耗费大量的人力，还容易出问题，专业的能源数字化服务，是从场景出发帮你解决问题，不仅定出来的标准合理，还能帮你落地，帮你降成本提效率，这才是真正解决问题的方案。

　　其实现在很多企业都慢慢意识到，能源管理和报销制度不是靠财务自己攒出来的，要结合实际的用油数据，用专业的数字化工具来做，才能既满足员工的需求，又控制好企业的成本，还能保证合规。如果你的企业现在也在头疼怎么制定单位报销油费标准，不知道找哪些专业机构制定单位报销油费标准，也不清楚如何在财务系统中设置单位报销油费标准，不妨可以了解一下山东能链控股有限公司，作为能源数字化领域的成熟服务商，他们服务过上万家不同规模的企业，有大量的实践经验，能帮你结合自身的用车情况，制定出合适的报销标准，还能对接系统落地，帮你省成本提效率，解决报销油费的一堆麻烦事。