文件到期处理需先建立 “到期筛查机制”，根据文件类型（如合同、财务报表、员工档案）与留存要求（如税务规定需留存 5 年、企业内部档案需留存 3 年），制定《文件到期时间表》，由专人定期核查，避免遗漏或提前销毁。筛查完成后，需对到期文件进行 “价值判定”:无敏感信息的普通文件（如通知公告、空白表单），可使用企业自用碎纸机进行条状粉碎；含客户手机号、交易记录、项目方案等敏感信息的文件，必须采用十字交叉或粒状粉碎模式，将纸张粉碎至粒径小于 5mm，确保无法通过技术手段拼接复原。​

　　粉碎过程中需做好 “过程记录”，填写《文件到期粉碎登记表》，记录文件名称、到期日期、粉碎时间、操作人员等信息，粉碎后的纸屑需单独存放，定期交由合规回收机构处理，避免与普通垃圾混放导致二次泄露。若到期文件涉及高敏感信息（如核心技术参数、涉密合同），需邀请第三方专业机构现场操作，全程录像并出具《粉碎确认书》，确保销毁过程可追溯、结果可验证。​

　　大批量资料废纸销毁:全流程保障 “高效” 与 “合规”​

　　当企业积累的资料废纸（如历年废旧报表、废弃宣传册、过时项目资料）达到一定规模（通常超过 500 公斤），需启动大批量销毁流程，核心分为 “前期准备 - 现场执行 - 后期收尾” 三大阶段。​

　　前期准备阶段，需先进行 “分类整理”，安排人员将资料废纸按 “涉密等级”（普通级、敏感级、涉密级）与 “材质类型”（纯纸张、含金属装订物纸张、覆膜纸张）分类打包，每包标注类别、重量与数量，同时填写《大批量资料废纸销毁清单》，经部门负责人审核签字。随后 “选择合作机构”，优先筛选具备《再生资源回收资质》《环保备案证明》的专业销毁公司，核查其设备资质（需配备每小时处理量≥1 吨的大型碎纸机或废纸压缩设备），签订合作协议，明确销毁时间、地点、环保要求及保密责任。​

　　现场执行阶段，销毁公司需使用密封专用货车上门取件，车厢配备 GPS 定位与视频监控，全程避免资料废纸脱离监管。到达销毁场地后，工作人员需对照《销毁清单》逐一核对货物，确认无误后启动粉碎设备:纯纸张类直接投入大型碎纸机，粉碎后形成纸浆或细小纸粒；含金属装订物的纸张需先通过分拣设备去除订书钉、回形针等杂质，再进行粉碎；覆膜纸张需单独处理，确保粉碎彻底。全程需企业派 2 名及以上监管人员在场，同步拍摄视频，记录设备运行状态、废纸处理量等关键信息，防止 “减量处理”“以次充好” 等问题。​

　　后期收尾阶段，销毁公司需在 24 小时内出具《大批量资料废纸销毁报告》，注明销毁总量、处理方式、环保检测结果（如废气排放达标证明、废纸回收率），并附现场视频与照片。企业需将《销毁清单》《销毁报告》《合作协议》一并归档保存，保存期限不少于 3 年，同时对粉碎后的再生纸浆流向进行追踪，确保最终用于合规造纸生产，实现 “销毁 - 回收 - 再生” 的环保闭环。​

　　无论是文件到期处理粉碎，还是大批量资料废纸销毁，均需以 “安全为核心、合规为底线”，通过标准化流程与专业化操作，既杜绝信息泄露风险，又兼顾资源循环利用，为企业信息安全与绿色发展提供双重保障。