随着电子文档的日积月累，现在文档的数量已经越来越多，单纯依靠员工自行管理文件以及使用 Windows 文件服务器方式来管理公司文档已难以解决文档管理的问题。这时候就需要文档管理软件出马了。

　　1）文件集中存储。部署文档集中存储平台，包括提供稳定性好、性能高、安全有保障的网络文件存储服务，作为公司所有电子文件的管理平台，将各个部门的服务器以及各员工自己管理的电子文件全部采集，统一存储到系统上来。

　　2）文件系统高性能与可扩展性。电子文件管理平台的建设，主要体现在四个方面:文件存储集中、备份集中、管理集中和使用集中。因此对系统的可靠性、处理能力、吞吐能力以及扩展能力提出了较高的要求。

　　3）文件权限分配。文件根据公司业务要求进行分类，并根据员工所在部门、岗位需求来划分初始权限。做到在业务进行过程中可以正常使用文件的同时对重要文件进行严格保护，确保重要的文件不允许被未授权用户浏览，重要资料普通情况下只允许授权用户在线打开。

　　4）文件安全管理。文件安全包括存储安全与使用安全，存储安全包括文件物理存储安全与数据的容灾备份，需要确保文件进入系统后不会丢失。使用安全是确保用户在使用文件的过程中能最大程度上对文件内容进行保护。

　　5）文件系统与业务系统的集成。文件作为公司重要的数据载体，公司其他业务系统如 OA 系统中的文件可以通过对接使公司信息系统中的文件全部归档到统一的平台中存储，以便用户在统一的平台上可使用公司所有的电子文件。

　　6）文件追溯管理。用户在系统中进行的所有文件操作都需要有记录可以查询并追溯，同时用户对文件进行的操作都需要可逆，防止误操作，因此用户打开文件需要有日志，修改文件需要有历史版本可供随时查询与回滚，员工删除文件只允许逻辑删除。

　　文档管理软件可以提供较强的管理机制、控制手段、事故监控和安全保密等技术措施，提高系统的安全可靠性。保证业务应用不中断，确保数据不丢失。