随着企业业务发展及与国际化接轨的要求，国内企业迫切需要采用成熟的文件管理系统来改善自身管理环节，提高管理水平。熟悉文件管理的客户都明白，文件管理最大的障碍是如何将文件分门别类得管理好。为了解决这一大难题，文档管理软件一般具有以下功能:

　　1）可自行定义和维护文件的分类结构体系；

　　2）支持 ISO 文件生命周期管理，包括文件起草、审核、发布、签收、变更、调阅、废止等各个阶段。可以引用系统定义好的流程，严格按定义的流程自动化运行；

　　3）实现文件的受控访问；

　　4）支持文档的只读预览操作；

　　5）支持文件的版本管理，无论是最新版本和作废后的旧版文件都容易管控；

　　6）系统为每个文件生成唯一编号，支持任意的文档编号和版号编号规则；

　　7）支持自定义分类及设置分类高级属性:文件类别、文件阶段、文件密级、生效日期、所属部门、文件摘要等等；