信息社会，网盘的出现尽管可以给企业带来很大的便利，可是隐患也有很多，很容易造成数据泄漏。这就需要文档管理系统来保证企业数据的安全。

　　文档是企业重要的知识财富，文档的访问共享与管理重要性不言而喻。如何在提供良好的文档访问共享体验的同时，又能满足企业信息管理的要求——安全、高效、可控，这是所有企业需要面对和解决的问题。如果一个企业忽视文档管理系统，那将带来哪些麻烦呢？

　　1）比如说企业员工离职了，他电脑上的所有文档资料就被全部带走，对于企业来说这些本应该属于企业的文件财富就很难再找回和使用。也有一些离职员工因为种种原因离职前把企业共享文件夹上的文件或者其他一些重要文件全部删除，这种恶意行为对企业造成的损失难以估量。

　　2）在企业发展过程中会产生很多包含技术、财务、销售、客户等很多机密或者敏感信息的文件，对于这些文件我们就要做一个权限上的控制，只能让有权限的人才能进行相应权限的操作和使用。因为一些机密文件外泄而对企业造成重大损失的例子数不胜数。

　　3）有时有一些重要的文档被人修改了，也不知道是谁在什么时候修改的，修改了哪些内容，没有任何记录。有些文档如合同、图纸、报价单等在形成过程中，往往需要经过多次修改或多人共同完成，会产生很多版本，而现在企业内部经常用QQ、U盘、Email来传递文件，一不小心就会造成版本混乱，如果签合同和设计用的图纸误用了以前版本，就会造成严重后果。 

　　这些问题几乎在所有的企业普遍存在，目前多数企业管理层对文档管理的重要性认识不足，对于电子文档管理技术更是不甚了解。对于集中管理如此浩大的电子文档，企业感到心有余而力不足。

　　一些高效、有远见的企业已经引入了电子文档管理系统，以此取代传统的文档管理方式，率先享受到了先进科技带来的便捷和利益。忽视文档管理，企业必将付出重大代价。