对于企业而言，信息化让电子文档、纸质文档、CAD图纸、多媒体、ISO文控等文件信息成为了他们智慧资产的主要载体。文档管理软件的运用所带来的巨大优势显而易见，正因为这个优势使文档管理软件被企业广泛应用。那么文档管理软件都有哪些优势呢？

　　1）文档加密存储，安全共享。一直以来，大多数企业都依赖于购置一台电脑来作为办公室网络的服务器，提供了非常典型的"文件夹共享"服务方式，用户已经习惯了"文件夹共享"访问方式。在给企业带来方便的同时也埋下了很多安全隐患。超过50%以上中小企业用户都是采用这一模式，暴露出的问题也基本一致。但是文档管理软件具备出色的文档加密存储功能，实现自动加密，避免被非法拷贝或打印，一旦离开企业网络环境将无法被打开。文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户，没有权限的用户无法打开共享文件。

　　2）防泄密、拷贝、打印、销毁。文档的权限设置、传输加密、移动存储管理，现实了文档管理的全方位管控问题。基于终端的防泄密从技术上来说是不可靠的，而且规模越大，可靠性越差，而管理难度也越大。文档管理软件就文档安全考虑，不同的用户可以有不同的权限:用户是否具有编辑修改的权限，用户是否具有打印拷贝的权限，用户是否具有只读查看的权限，用户是否具有另存文档的权限。

　　3）历史版本查看和协同编辑。在讲究办事效率和互相合作的办公大环境下，如何在短时间内向上司提交一份完善的文档在竞争激烈的商业中显得举足轻重。一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写、更新，比如一些项目文档。文档管理系统的文档管理解决方案充分考虑如何促进协同工作，可以帮助员工提升工作效率。

　　4）支持海量文档快速查找定位。因为文档的分散，对于获取文档、信息，会带来诸多的不便，有些文档可能不知道该问谁要，或者某人出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，对工作带来不便设置阻碍。因此，建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。

　　文档管理软件的优势是有目共睹的，因此它能在企业中被广泛运用也是有原因的。